Fit-out to pojęcie, które, mimo że w branży budowlanej staje się coraz bardziej powszechne, nie do końca jest poprawnie rozumiane na co dzień. Najczęściej terminu tego używa się w kontekście remontu, który wymaga jednak znacznego doprecyzowania. Dlaczego? Remont może być rozmaity i dotyczyć wymiany drzwi oraz podłogi, wymiany uszkodzonych elementów instalacji, malowania ścian, wymiany oświetlenia, zmiany aranżacji itd. Fit-out obejmuje jednak zdecydowanie więcej działań, dedykowanych określonemu podmiotowi.
Czym jest fit-out?
Fit-out najlepiej zdefiniować jako całościowe, kompleksowe podejście do nowo aranżowanych powierzchni, opierające się na potrzebach klienta, a także uwzględniające założony budżet. Najbardziej popularnymi powierzchniami, których dotyczy fit-out, są biura, jednak w ujęciu ogólnym termin też dotyczy także innych obiektów publicznych, galerii handlowych, hoteli, hal targowych. Fit-out biur to nic innego jak maksymalne dostosowanie powierzchni biurowych do oczekiwań najemcy i zaprojektowanie przestrzeni w taki sposób, by była w jak największym stopniu komfortowa, a zarazem atrakcyjna wizualnie. Taki efekt można uzyskać poprzez np. zastosowanie światła podobnego do światła dziennego, wybór wygodnych i praktycznych mebli, zaprojektowanie, m.in. strefy relaksu, strefy gier i strefy ciszy.
Dla kogo fit-out?
Fit-out biur wykonują firmy, które chciałyby zlecić wykonanie swojego biura w sposób kompleksowy i przejść przez cały proces remontowy w sposób jak najmniej angażujący. Odbiorcami fit-outu są wszystkie podmioty, które otwierają swoje pierwsze biuro i w związku z tym potrzebują zaaranżować je w funkcjonalny i nowoczesny sposób – zarówno pod względem wizualnym, jak i technologicznym. Fit out dotyczy też tych firm, które mają już swoje biuro, ale wymaga ono przearanżowania, odświeżenia wizerunku, poprawienia jakości pracy i zadbania o komfort pracowników, wprowadzenia nowych technologii czy stworzenia przestrzeni do integracji. Odbiorcami fit-outu są również firmy, które otwierają swoje biura w kolejnych krajach, miastach, dzielnicach, regionach itd. lub rozwijają swoją powierzchnię o kolejne piętra w znanym już budynku. Najczęściej fit-out realizowany jest w związku ze zwiększeniem liczby pracowników. O przeprowadzeniu fit-outu decydują, w zależności od właściciela obiektu lub osoby zarządzającej nim, m.in. prezesi zarządów, dyrektorzy działów nieruchomości, czy kierownicy jednostek organizacyjnych.
Fit-out, od czego zacząć?
W celu zrealizowania fit-outu należy zrobić analizę potrzeb firmy oraz analizę przestrzeni, którą ona dysponuje. Wśród danych, które uwzględnia się w projekcie są także podstawowe informacje, takie jak ilość pracowników oraz specyfika ich pracy. Na bazie researchu i briefu powstaje tzw. space plan, a więc układ funkcjonalny biurowych przestrzeni z zachowaniem przepisów prawa budowlanego. Kolejny krok to projekt koncepcyjny, a więc uzgodnienia co do designu – styl całego wyposażenia, wszystkie detale, identyfikacja wizualna marki, kolorystyka. Po ustaleniu estetyki nowego biura wykonywany jest projekt wykonawczy, który zostaje przyjęty do realizacji. To moment, w którym prace rozpoczynają ekipy budowlane i instalatorzy, a generalny wykonawca budowlany koordynuje ich działania, by na samym końcu oddać do użytkowania gotowe, wykonane zgodnie z projektem przestrzenie, w których zaadaptowane zostaną, m.in. instalacje, oświetlenia, systemy bezpieczeństwa pożarowego, sieci IT czy telekonferencyjne systemy audio-video.
Kto odpowiada za fit-out?
Wszystkie prace budowlane w ramach fit-outu wykonuje generalny wykonawca budowlany, który działając w formule design&build (zaprojektuj i zbuduj), przeprowadza klientów przez cały proces – od doboru lokalu, poprzez jego projektowanie i optymalizację kosztową wszystkich etapów budowlanych. Generalny wykonawca budowlany ma więc za zadanie nie tylko przygotować, np. projekt biura dostosowany do inwestora, ale również zrealizować go w założonych ramach czasowych i budżetowych. W przypadku niejasności czy wątpliwości, zadaniem generalnego wykonawcy jest wspieranie i doradzanie firmie na podstawie fit-outowego doświadczenia, które na każdym etapie realizacyjnym wydaje się wręcz niezbędne. Generalny wykonawca budowlany odpowiada za sprawny przebieg całego fit-outu, to on zarządza wszystkimi składowymi procesu budowlanego, koordynując międzybranżowo prace z uwzględnieniem logistyki zamówień. Więcej o znaczeniu i zadaniach generalnego wykonawcy budowlanego na blogu.
Jak obecnie powinno wyglądać projektowanie wnętrz biurowych?
Aranżacja biura na przestrzeni ostatnich kilku lat znacznie się zmieniła. Pandemiczna rzeczywistość pokazała, że zapotrzebowanie na stanowiska biurowe może się zmniejszać, ze względu na przejście pracowników na tryb zdalny bądź tryb hybrydowy pracy. Zmiana ta może powodować potrzeby modyfikacji przestrzeni biurowych i zagospodarowania ich w rozsądny sposób na nowo, czemu służy fit-out. Z drugiej strony, w sytuacji, gdy dochodzi do znacznego rozwoju firmy i powiększenia się zespołu, dotychczasowy układ funkcjonalny biura nie zdaje egzaminu i fit-out biura jest wtedy również niezbędny.
Fit-out biura i odpowiednia aranżacja biura wspierają i podkreślają unikalną domenę danego przedsiębiorstwa. Styl biura wybierany na etapie projektowym, na czele z umiejscowieniem i techniką wykonania logo firmy, po zakończonym fit-oucie będą stanowić wizytówkę firmy. W przypadku fit-outu biura do skoordynowania jednocześnie jest wiele kwestii. Za całość prac projektowych i wykonawczych, w tym realizację budżetu odpowiada jeden generalny wykonawca. Model ten ogranicza zaangażowanie firmy, której dotyczy fit-out, do minimum, dzięki czemu jej przedstawiciele mogą skupić się na codziennej pracy.